Microsoft Excel es la aplicación de ofimática más popular para trabajar con hojas de cálculo. Hoy te traemos una guía completa de trucos para sacarle el mayor partido a Excel, incluyendo fórmulas, trucos, atajos y combinaciones de teclas. Con esta guía podrás organizar mejor tus gastos, crear facturas, calendarios o gráficas. ¡No pierdas detalle!
Office en modo oscuro
Si trabajas muchas horas frente al ordenador, seguro que te has cansado de la luz blanca y artificial del monitor. Para descansar mejor los ojos, puedes activar el modo oscuro en Microsoft Office. En este modo, todos los elementos de la interfaz -desde los menús hasta las ventanas emergentes- se mostrarán en tonalidades oscuras. Así podrás trabajar sin cansarte tanto la vista. Para activar el modo oscuro en Office, ve a Archivo > Opciones > General. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, activa la casilla Tema oscuro.
Pasar de PDF a excel
¿Sabías que puedes pasar de PDF a excel? Si trabajas con documentos en formato PDF y necesitas traspasar su contenido a una hoja de cálculo, esta es la herramienta perfecta para ti. Para convertir un archivo PDF a Excel, abre el documento en Acrobat Reader y ve a Herramientas > Exportar datos. Selecciona la opción TABLA DE DATOS y, a continuación, haz clic en Exportar.
Combinar celdas
Para combinar varias celdas en una sola, selecciona las celdas que quieres combinar y ve a la ficha Inicio > Edición. En el grupo Celdas, haz clic en Combinar y luego en Combinar celdas.
Añadir bordes a las celdas
Para destacar un rango de celdas, puedes añadirles bordes. Selecciona las celdas a las que quieres añadir bordes y ve a la ficha Diseño > Borde. En el grupo Estilo de borde, selecciona el estilo de borde que más te guste.
Cambiar el tamaño de las celdas
Para cambiar el tamaño de una o varias celdas, selecciona las celdas afectadas y ve a la ficha Diseño > Tamaño. En el grupo Celda, haz clic en Ajustar al contenido.
Añadir fórmulas
Excel no solo sirve para introducir datos numéricos, también puedes utilizarlo para realizar cálculos con ellos. Para ello, debes escribir la fórmula en la barra de fórmulas situada en la parte inferior de la interfaz. Por ejemplo, si quieres sumar los valores de las celdas A20 y B30, debes escribir =SUM(A20:B30) en la barra de fórmulas.
Fijar una fila o columna
Si trabajas con tablas grandes, seguro que te has encontrado con el problema de que al hacer scroll la tabla pierde de vista las cabeceras de fila o columna. Para evitar esto, puedes fijar una o varias filas o columnas en su posición. Así podrás ver siempre los datos más importantes sin tener que estar desplazándote constantemente.
Para fijar una fila o columna, selecciona la celda situada en el extremo superior izquierdo o inferior derecho de la tabla. A continuación, ve a la ficha Diseño > Fijar fila/columna. En el grupo Fijar, haz clic en la opción que corresponda.
Si quieres fijar más de una fila o columna, debes seleccionar las celdas que están situadas justo debajo o encima de las que deseas fijar. Por ejemplo, si quieres fijar las columnas B y C, debes seleccionar la columna D. De esta forma podrás ver siempre los datos de las columnas B y C sin importar en qué parte de la tabla te encuentres.
Guardar trabajos automáticamente cada X minutos
Para evitar perder el trabajo realizado en caso de que se produzca un corte de luz o cualquier otro problema, puedes configurar Excel para que guarde el documento automáticamente cada X minutos.
Para configurar esta opción, ve a Archivo > Opciones > Guardar. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, activa la casilla Guardar trabajos automáticamente cada y selecciona el intervalo de tiempo entre cada guardado.
Recuperar trabajos no guardados
En ocasiones, puede ocurrir que cerremos un documento sin haberlo guardado previamente. Si esto sucede, no te preocupes, ya que Excel nos permite recuperar el trabajo no guardado.
Para recuperar un trabajo no guardado, ve a Archivo > Información. En el panel de la derecha verás una lista de todos los trabajos que tienes abiertos en Excel. Selecciona el trabajo que quieres recuperar y, a continuación, haz clic en Recuperar contenido perdido.
Usar teclas de acceso rápido
Excel cuenta con una serie de atajos de teclado o teclas de acceso rápido para realizar tareas de forma más rápida y eficiente. A continuación, te mostramos algunos de los atajos más útiles:
Fórmulas:
Ctrl + TAB: insertar fórmulas.
Alt + =: crear una fórmula para sumar los valores de las celdas seleccionadas.
Mayús + F11: insertar un gráfico con el contenido de las celdas seleccionadas.
Datos:
Ctrl + C: copiar el contenido de la celda seleccionada.
Ctrl + V: pegar el contenido de la celda seleccionada.
Ctrl + X: cortar el contenido de la celda seleccionada.
Formatos:
Ctrl + Shift + ~: aplicar formato numérico general a las celdas seleccionadas.
Ctrl + Shift + $: aplicar formato monetario a las celdas seleccionadas.
Ctrl + Shift + % : aplicar formato porcentual a las celdas seleccionadas.
Otras:
F12: abrir el documento en modo de impresión.
Ctrl + P: abrir el cuadro de diálogo Imprimir.
Alt + F11: insertar un nuevo marco de código en la hoja de trabajo.
Bloquear celdas para que no se puedan editar
En ocasiones, puede ser útil bloquear ciertas celdas de una hoja de trabajo para que no se puedan editar. De este modo, podrás asegurarte de que los datos importantes no se modifiquen accidentalmente.
Para bloquear celdas, selecciona las celdas que quieres proteger y ve a la ficha Diseño > Bloquear celda. A continuación, haz clic en el botón Bloquear celda situado en el grupo Protección.
Consejo: si quieres proteger toda la hoja de trabajo, puedes hacerlo desde el cuadro de diálogo Opciones de seguridad. Para abrir este cuadro de diálogo, ve a Archivo > Información > Proteger documento y haz clic en Opciones de seguridad.
Añadir números consecutivos a una lista
Si tienes una lista con elementos que deben ir numerados, Excel te permite añadir los números automáticamente. Para ello, solo tienes que seleccionar la lista y, a continuación, ve a la ficha Datos > Número.
En el cuadro de diálogo Número, selecciona la opción que corresponda al formato de número que quieres utilizar y haz clic en Aceptar. Excel añadirá los números automáticamente a partir de la celda seleccionada.
Mostrar u ocultar datos duplicados
Excel te permite mostrar u ocultar los datos duplicados de una hoja de trabajo. Para ello, ve a la ficha Datos > Depurar. En el grupo Herramientas de datos, haz clic en el botón Mostrar elementos duplicados.
En el cuadro de diálogo Mostrar elementos duplicados, selecciona las columnas que quieres comprobar y haz clic en Aceptar. Excel mostrará los datos duplicados en una nueva ventana.